Κατασκευή
Πού αποδίδει πραγματικά ο αυτοματισμός με AI
Οι περισσότερες πιλοτικές εφαρμογές αυτοματισμού δεν φτάνουν ποτέ στην παραγωγή. Όσες φτάνουν μοιράζονται ένα πεζό μοτίβο, και είναι το αντίθετο από αυτό που παρουσιάζεται στα συνέδρια.
7 λεπτά ανάγνωσης
Notes·αυτοματισμοί με AI · αυτοματοποίηση διαδικασιών · ψηφιακός μετασχηματισμός
Υπάρχει μεγάλο χάσμα ανάμεσα σε αυτό που παρουσιάζεται ότι κάνει ο αυτοματισμός με AI και σε αυτό που μετριέται ότι κάνει μέσα σε πραγματικές επιχειρήσεις. Οι παρουσιάσεις είναι εντυπωσιακές και μη αντιπροσωπευτικές.
~95%
Των πιλοτικών εφαρμογών αυτοματισμού που δεν φτάνουν ποτέ στην παραγωγή
20%
Ποσοστό εταιρειών που καρπώνονται τα τρία τέταρτα των οικονομικών ωφελειών
Μέτρηση βάσης
Το βήμα που παραλείπουν τα περισσότερα αποτυχημένα έργα
Γιατί αποτυγχάνουν τα περισσότερα
Η πιο συχνή αιτία δεν είναι τεχνική. Τα έργα αποτυγχάνουν επειδή κανείς δεν καθόρισε τι κοστίζει πραγματικά η τρέχουσα διαδικασία πριν την αντικαταστήσει. Χωρίς αυτή τη μέτρηση βάσης δεν υπάρχει τρόπος να φανεί αν ο αυτοματισμός βοήθησε, ούτε βάση για να συνεχιστεί, ούτε τρόπος να γίνει αντιληπτό πότε σταμάτησε αθόρυβα να δουλεύει.
Η δεύτερη αιτία είναι η επιλογή λάθος διαδικασίας. Ο αυτοματισμός συνήθως στρέφεται σε ό,τι είναι πιο εμφανώς ενοχλητικό, που είναι συχνά αυτό που συμβαίνει σπάνια και απαιτεί κρίση — το χειρότερο δυνατό προφίλ. Μικρός όγκος και μεγάλη πολυπλοκότητα είναι εκεί που ο αυτοματισμός χάνει σταθερά.
Οι διαδικασίες που αξίζει να αυτοματοποιηθούν είναι βαρετές, συχνές και μετρήσιμες. Σχεδόν κανείς δεν παρουσιάζει αυτές.
Τι δουλεύει πραγματικά
Τα έργα που αποδίδουν έχουν κοινό σχήμα: μεγάλο όγκο, μικρή διακύμανση, και κόστος ανά μονάδα που μπορεί να μετρηθεί πριν και μετά.
- Μεταφορά δεδομένων ανάμεσα σε συστήματα που δεν μιλούν
- Κάποιος που ξαναπληκτρολογεί την ίδια πληροφορία σε δεύτερο εργαλείο. Πεζό, διαρκές και εντελώς μηχανικό — ο αυτοματισμός με τη μεγαλύτερη βεβαιότητα που έχει στη διάθεσή της η πλειονότητα των επιχειρήσεων.
- Ταξινόμηση και δρομολόγηση των αιτημάτων που φτάνουν
- Διαλογή στο inbox, δρομολόγηση αιτημάτων υποστήριξης, κατηγοριοποίηση ερωτημάτων. Μεγάλος όγκος, επαναλαμβανόμενη κρίση, και στο τέλος την απόφαση την έχει ακόμη άνθρωπος.
- Εξαγωγή δομής από έγγραφα
- Τιμολόγια, παραγγελίες, έντυπα. Εδώ τα γλωσσικά μοντέλα υπερτερούν πραγματικά έναντι των εργαλείων με κανόνες που προηγήθηκαν, γιατί η είσοδος είναι ακατάστατη με τρόπους που οι κανόνες δεν προέβλεψαν ποτέ.
- Αναφορές που φτιάχνει κάποιος με το χέρι κάθε εβδομάδα
- Αν ένας άνθρωπος συγκεντρώνει τα ίδια νούμερα την ίδια μέρα κάθε εβδομάδα, αυτό είναι μια σαφώς ορισμένη διαδικασία με γνωστό κόστος και προφανή αντικατάσταση.
- Απαντήσεις πρώτης γραμμής σε πελάτες
- Αξίζει μόνο πάνω από έναν ουσιαστικό όγκο επαναλαμβανόμενων ερωτήσεων, και μόνο όπου η παράδοση σε άνθρωπο είναι άμεση και προφανής. Κάτω από αυτόν τον όγκο κοστίζει περισσότερο να συντηρηθεί απ' όσο εξοικονομεί.
Η σειρά που δουλεύει
- 01
Μετρήστε τι κοστίζει σήμερα
Πόσο συχνά συμβαίνει, πόσο χρόνο παίρνει, ποιος το κάνει. Αυτό είναι το βήμα που παραλείπεται, και η παράλειψή του είναι η ισχυρότερη μεμονωμένη πρόβλεψη αποτυχίας.
- 02
Διαλέξτε τη δουλειά με τον μεγαλύτερο όγκο και τη μικρότερη διακύμανση
Όχι την πιο ενοχλητική. Η συχνότητα επί το κόστος μονάδας είναι το νούμερο που αποφασίζει, και σπάνια είναι η δουλειά για την οποία παραπονιέται ο κόσμος περισσότερο.
- 03
Αυτοματοποιήστε το μηχανικό μέρος, κρατήστε την απόφαση
Η συγκέντρωση, η ταξινόμηση και η προετοιμασία μπορούν να αυτοματοποιηθούν χωρίς να παραδοθεί η κρίση. Ούτως ή άλλως, το μεγαλύτερο μέρος της εξοικονόμησης είναι στην προετοιμασία.
- 04
Βγάλτε το στην παραγωγή με εναλλακτική διαδρομή
Ένας χαλασμένος αυτοματισμός πρέπει να υποχωρεί στη χειροκίνητη διαδικασία και όχι να σταματά την επιχείρηση. Η σταδιακή εφαρμογή με δρόμο επιστροφής δεν είναι υπερβολική προσοχή, είναι σχεδιασμός.
- 05
Μετρήστε ως προς τη βάση, και μετά συνεχίστε
Συγκρίνετε με το νούμερο του πρώτου βήματος. Αν δεν κουνήθηκε, σταματήστε και διαλέξτε κάτι άλλο αντί να προσθέτετε λειτουργίες σε κάτι που δεν δουλεύει.
Έτσι ακριβώς ορίζεται όλη η δουλειά των αυτοματισμών.
Πώς λειτουργεί ο ΑυτοματισμόςΣυνέχεια
Ερωτήσεις που προκύπτουν.
- Τι να αυτοματοποιήσουμε πρώτο;
- Ό,τι συμβαίνει πιο συχνά με τη μικρότερη διακύμανση, όχι ό,τι είναι πιο ενοχλητικό. Η συχνότητα επί το κόστος μονάδας αποφασίζει, και ο νικητής είναι συνήθως κάτι βαρετό: δεδομένα που μεταφέρονται ανάμεσα σε συστήματα, αιτήματα που ταξινομούνται και δρομολογούνται, ή μια αναφορά που κάποιος ξαναφτιάχνει με το χέρι κάθε εβδομάδα.
- Χρειαζόμαστε AI ή αρκεί ο απλός αυτοματισμός;
- Ο απλός αυτοματισμός είναι συχνά αρκετός, και είναι φθηνότερος και πιο αξιόπιστος. Η τεχνητή νοημοσύνη κερδίζει τη θέση της εκεί που η είσοδος είναι ακατάστατη με τρόπους που οι κανόνες δεν προβλέπουν — ανάγνωση εγγράφων που έρχονται σε είκοσι μορφές, ταξινόμηση ελεύθερου κειμένου, σύνταξη. Εκεί που οι κανόνες είναι γνωστοί, νικά η απλή διασύνδεση.
- Γιατί αποτυγχάνουν τόσα έργα αυτοματισμού;
- Πιο συχνά επειδή κανείς δεν μέτρησε τι κόστιζε η διαδικασία πριν την αντικαταστήσει. Χωρίς αυτή τη βάση δεν υπάρχει τρόπος να δειχθεί ότι η αλλαγή βοήθησε, ούτε βάση για να συνεχιστεί, ούτε τρόπος να γίνει αντιληπτό πότε σταματά αθόρυβα να δουλεύει.
- Μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε διαδικασία που αλλάζει συχνά;
- Συνήθως δεν αξίζει ακόμη. Ο αυτοματισμός αποτυπώνει μια διαδικασία όπως είναι τώρα, οπότε μία που ακόμη ανασχεδιάζεται θα χρειάζεται ξαναχτίσιμο με τον ίδιο ρυθμό που χτίζεται. Σταθεροποιήστε πρώτα τη διαδικασία, και μετά αυτοματοποιήστε την εκδοχή που σκοπεύετε να κρατήσετε.